Haftungsausschluss: Bitte beachten Sie, dass dieser Beitrag ausschließlich zu Informations- und Bildungszwecken dient und keine Rechtsberatung darstellt. Wir sind keine Anwälte und können keine rechtliche Beratung geben. Für eine verbindliche rechtliche Auskunft oder bei spezifischen Fragen zu Ihrer Unternehmenssituation wenden Sie sich bitte an einen qualifizierten Rechtsanwalt oder Steuerberater.

Einleitung: Warum die GoBD für Sie als CEO Chefsache ist

Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz GoBD, sind weit mehr als eine formale Buchhaltungsvorschrift. Sie bilden das strategische Fundament für die Integrität, Sicherheit und Nachprüfbarkeit aller steuerrelevanten digitalen Prozesse in Ihrem Unternehmen.¹ In einer Zeit, in der Geschäftsabläufe zunehmend digitalisiert werden, definieren die GoBD die Spielregeln, nach denen die Finanzverwaltung die Beweiskraft Ihrer digitalen Buchführung beurteilt.² Eine Nichtbeachtung kann die Anerkennung Ihrer gesamten Buchhaltung gefährden und existenzbedrohende finanzielle Konsequenzen nach sich ziehen.

Sie sind letztendlich haftbar für die Implementierung und Überwachung konformer Prozesse. Diese direkte Verantwortlichkeit macht die GoBD zu einem zentralen Thema der Unternehmensführung.

Doch die Auseinandersetzung mit den GoBD sollte nicht als reine Pflichterfüllung oder als Kostenfaktor betrachtet werden. Vielmehr bietet sie eine strategische Chance. Ein GoBD-konformes System minimiert nicht nur erhebliche finanzielle und rechtliche Risiken, sondern fungiert auch als Katalysator für die Optimierung interner Abläufe, die Steigerung der Datenqualität und die Schaffung einer soliden Grundlage für fundierte, datengestützte Geschäftsentscheidungen.⁴

Die Implementierung der GoBD ist somit kein reines IT- oder Buchhaltungsprojekt, sondern eine strategische Aufgabe zur Risikominimierung auf Geschäftsführungsebene. Die GoBD sind ein wesentlicher Baustein eines wirksamen Tax Compliance Management Systems (Tax CMS).⁵ Ein solches System dient als Nachweis, dass die Unternehmensleitung ihrer Sorgfaltspflicht zur Vermeidung steuerlicher Risiken nachgekommen ist. Das Ignorieren der GoBD untergräbt diesen Nachweis und kann bei einer Betriebsprüfung den Vorwurf des „Organisationsverschuldens“ begründen.⁶ Dies kann den Unterschied zwischen einer einfachen Steuernachzahlung und einem steuerstrafrechtlichen Verfahren ausmachen. Ein GoBD-konformes Vorgehen schützt somit nicht nur das Unternehmen, sondern auch Sie als Führungskraft persönlich.

Kapitel 1: Das GoBD-Regelwerk entschlüsselt – Die sechs Säulen der Compliance

Die GoBD sind kein neues Gesetz, sondern eine Verwaltungsanweisung des Bundesministeriums der Finanzen (BMF), die bestehende Vorschriften aus der Abgabenordnung (AO) und dem Handelsgesetzbuch (HGB) für das digitale Zeitalter konkretisiert und zusammenfasst.⁷ Sie haben die früheren Regelungen der „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU) und der „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“ (GoBS) abgelöst und weiterentwickelt.⁷ Das Fundament der GoBD bilden sechs Kernprinzipien, die die Vertrauenswürdigkeit und Transparenz Ihrer digitalen Buchführung sicherstellen.

Die sechs Kernprinzipien im Detail

1. Nachvollziehbarkeit & Nachprüfbarkeit (§145 AO, §238 HGB): Dieses Prinzip verlangt, dass jeder Geschäftsvorfall in seiner Entstehung und Abwicklung für einen sachverständigen Dritten (wie einen Betriebsprüfer) innerhalb einer angemessenen Zeit lückenlos nachvollziehbar sein muss.¹ Dies wird auch als „progressive und retrograde Prüfbarkeit” bezeichnet, was bedeutet, dass man vom Beleg zur Buchung und von der Buchung zurück zum Beleg gelangen können muss.⁸ Der Grundsatz „Keine Buchung ohne Beleg” ist hier von zentraler Bedeutung.⁹ Die entscheidende Voraussetzung zur Erfüllung dieses Prinzips ist eine lückenlose und aktuelle Verfahrensdokumentation.³

2. Vollständigkeit (§146 Abs. 1 AO, §239 Abs. 2 HGB): Alle steuerrelevanten Geschäftsvorfälle müssen ausnahmslos und lückenlos erfasst werden.¹⁰ Dies betrifft nicht nur Rechnungen und Kassenbons, sondern auch Handels- und Geschäftsbriefe, Verträge und sogar E-Mails, sofern sie die Funktion eines Handelsbriefes erfüllen oder als Buchungsbeleg dienen.¹¹ Anhänge von steuerrelevanten E-Mails sind ebenfalls Teil des aufbewahrungspflichtigen Dokuments und müssen vollständig archiviert werden.¹¹

3. Richtigkeit (§146 Abs. 1 AO, §239 Abs. 2 HGB): Alle Aufzeichnungen müssen der Wahrheit entsprechen und die tatsächlichen Gegebenheiten korrekt abbilden.¹ Geschäftsvorfälle müssen mit den korrekten Beträgen und auf den richtigen Konten verbucht werden. Automatisierte Buchführungssysteme, die Daten direkt aus digitalen Belegen übernehmen, können hier die Fehlerquote im Vergleich zur manuellen Dateneingabe erheblich reduzieren und so die Richtigkeit der Buchungen sicherstellen.¹²

4. Zeitgerechtigkeit (§146 Abs. 1 AO, §239 Abs. 2 HGB): Die Erfassung von Geschäftsvorfällen muss in einem engen zeitlichen Zusammenhang mit ihrer Entstehung erfolgen. Die GoBD geben hierfür klare Fristen vor: Kasseneinnahmen und -ausgaben müssen täglich festgehalten werden. Unbare Geschäftsvorfälle, wie Rechnungen, müssen innerhalb von 10 Tagen erfasst werden.¹ Diese Regelung soll verhindern, dass Belege gesammelt und später manipuliert oder nicht korrekt verbucht werden.

5. Ordnung (§146 Abs. 1 AO, §239 Abs. 2 HGB): Die Aufzeichnungen müssen systematisch, übersichtlich und eindeutig sein.¹ Eine einfache, unsortierte Ablage von PDF-Dateien in einem Windows-Ordner genügt diesem Grundsatz nicht.¹³ Es muss ein klares Ordnungssystem (z. B. durch Indexierung) geben, das ein schnelles und eindeutiges Wiederauffinden jedes einzelnen Belegs ermöglicht.¹¹ Dieses Ordnungssystem muss in der Verfahrensdokumentation beschrieben sein.

6. Unveränderbarkeit (§146 Abs. 4 AO, §239 Abs. 3 HGB): Ein einmal erfasster und gespeicherter Datensatz darf nicht mehr unbemerkt oder unprotokolliert geändert werden können. Jede notwendige Korrektur oder Stornierung muss so dokumentiert werden, dass der ursprüngliche Inhalt ersichtlich bleibt und die Änderung nachvollziehbar ist. Dies geschieht typischerweise durch Versionierung, bei der jede Änderung als neue Version mit einer lückenlosen Historie gespeichert wird.¹ Dieses Prinzip ist der Hauptgrund, warum Standard-Office-Programme wie Word und Excel für die finale Rechnungsstellung und Archivierung ungeeignet sind, da sie keine revisionssichere Speicherung gewährleisten.¹⁴

Tabelle 1: Die GoBD-Grundsätze im Überblick

Grundsatz	Rechtliche Grundlage	Kernaussage	Was das für Sie bedeutet
Nachvollziehbarkeit & Nachprüfbarkeit	§145 AO, §238 HGB	Jeder Geschäftsvorfall muss lückenlos vom Beleg zur Buchung und zurück verfolgbar sein.	Pflicht zur Erstellung und Pflege einer detaillierten Verfahrensdokumentation. Jeder Buchung muss ein Beleg zugeordnet sein.
Vollständigkeit	§146 Abs. 1 AO, §239 Abs. 2 HGB	Alle steuerrelevanten Geschäftsvorfälle müssen ausnahmslos erfasst werden.	Eingehende E-Mails müssen auf ihre Relevanz geprüft werden. Prozesse müssen sicherstellen, dass keine Belege verloren gehen.
Richtigkeit	§146 Abs. 1 AO, §239 Abs. 2 HGB	Die Aufzeichnungen müssen den tatsächlichen Verhältnissen entsprechen.	Implementierung von Kontrollen (z.B. Vier-Augen-Prinzip, Plausibilitätsprüfungen). Nutzung von Software, die Fehler bei der Dateneingabe minimiert.
Zeitgerechtigkeit	§146 Abs. 1 AO, §239 Abs. 2 HGB	Geschäftsvorfälle müssen zeitnah erfasst werden (Kasse: täglich; unbar: 10 Tage).	Etablierung fester Routinen für den Posteingang und die Belegverarbeitung. Verbot des “Beleg-Sammelns”.
Ordnung	§146 Abs. 1 AO, §239 Abs. 2 HGB	Die Aufzeichnungen müssen systematisch, übersichtlich und eindeutig sein.	Eine reine Ordnerstruktur auf einem Dateiserver ist unzureichend. Erforderlich ist ein System mit Indexierung und Suchfunktionen (z.B. DMS).
Unveränderbarkeit	§146 Abs. 4 AO, §239 Abs. 3 HGB	Einmal gespeicherte Daten dürfen nicht unprotokolliert geändert werden.	Verbot von Word/Excel für die finale Archivierung. Notwendigkeit eines revisionssicheren Archivsystems mit Versionierung.

Geltungsbereich: Die GoBD gelten für JEDES Unternehmen

Es ist ein weit verbreiteter Irrglaube, dass die GoBD nur für große, buchführungspflichtige Unternehmen relevant sind. Die Vorschriften gelten explizit für alle Steuerpflichtigen mit Gewinneinkünften. Dies schließt unabhängig von der Unternehmensgröße, der Rechtsform oder der Art der Gewinnermittlung (Bilanzierung oder Einnahmen-Überschuss-Rechnung, EÜR) auch Freiberufler, Selbstständige und Kleinunternehmer mit ein.¹³ Sobald Sie steuerrelevante Daten digital verarbeiten – und sei es nur die Erstellung einer Rechnung mit einem Textverarbeitungsprogramm – unterliegen Sie den Grundsätzen der GoBD.

Kapitel 2: Die neuesten GoBD-Updates (2024/2025) – Was sich für Sie jetzt ändert

Die GoBD sind kein statisches Regelwerk, sondern werden vom BMF regelmäßig an technologische Entwicklungen und gesetzliche Änderungen angepasst. Die für Sie als Geschäftsführer aktuell relevantesten Anpassungen stammen aus dem BMF-Schreiben vom 11. März 2024, das seit dem 1. April 2024 in Kraft ist, sowie aus den weitreichenden Implikationen des Wachstumschancengesetzes, das die E-Rechnungspflicht ab dem 1. Januar 2025 einführt.¹⁵ Diese Änderungen signalisieren einen klaren Trend der Finanzverwaltung: weg von der manuellen Belegprüfung, hin zur automatisierten, datenbasierten Analyse ganzer Buchführungssysteme.

Wichtige Änderungen der GoBD-Fassung vom 11. März 2024

• Von “Datenträgerüberlassung” zur “Datenüberlassung” (Datenzugriff Z3): Bisher mussten Unternehmen bei einer Betriebsprüfung die steuerrelevanten Daten auf einem physischen Datenträger (z.B. DVD, USB-Stick) übergeben. Diese Anforderung wurde modernisiert. Der Begriff wurde zur „Datenüberlassung“ verkürzt, was explizit die Nutzung von sicheren Datenaustauschplattformen erlaubt, die von der Finanzbehörde bereitgestellt werden.¹ Dies ist eine direkte Anpassung an die Realität von Cloud-basierten Systemen und vereinfacht den Prüfungsprozess.

• Buchführung im EU-Ausland ohne Antrag: Die Verlagerung der elektronischen Buchführung auf Server im EU-Ausland war bisher genehmigungspflichtig. Diese Antragspflicht entfällt nun, sofern der Datenzugriff für die deutsche Finanzbehörde uneingeschränkt möglich bleibt.¹⁶ Dies schafft Rechtssicherheit und erleichtert den Einsatz internationaler Cloud-Dienstleister mit Rechenzentren innerhalb der EU.

  Für die Verlagerung in Drittstaaten (außerhalb der EU) ist weiterhin ein Antrag erforderlich.

• Mobile Datenverarbeitung durch die Finanzbehörde: Das BMF-Schreiben stellt klar, dass Prüferinnen und Prüfer die überlassenen Daten auf ihren mobilen IT-Systemen verarbeiten und bis zur Unanfechtbarkeit der betreffenden Steuerbescheide aufbewahren dürfen.¹⁶ Dies erhöht die Flexibilität und Effizienz der Prüfungsabläufe seitens der Finanzverwaltung.

• Erweiterte Anforderungen an Buchungsdaten: Um die maschinelle Auswertbarkeit weiter zu verbessern, müssen bei einer Buchung nun zusätzliche Strukturinformationen erfasst oder bereitgestellt werden. Dazu gehören neben Konto und Gegenkonto auch die Kontoart (z.B. Aktiva, Passiva, Aufwand, Ertrag) und der Kontotyp (z.B. Bilanz, GuV, Debitor, Kreditor).¹ Moderne Buchhaltungssysteme sollten diese Felder standardmäßig unterstützen.

Die E-Rechnungspflicht ab 2025 und ihre GoBD-Implikationen

Das Wachstumschancengesetz leitet eine fundamentale Veränderung im Rechnungswesen ein, die direkte Auswirkungen auf die GoBD-konforme Verarbeitung hat.

• Pflicht zum Empfang strukturierter E-Rechnungen: Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle in Deutschland ansässigen Unternehmen im B2B-Bereich in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.¹⁷ Als E-Rechnung im Sinne des Gesetzes gelten nur Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht (z.B. XRechnung oder ZUGFeRD).

  Eine einfache PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung mehr.

• Archivierung des strukturierten Teils ist entscheidend: Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD, die aus einer menschenlesbaren PDF-Komponente und einem maschinenlesbaren XML-Datensatz bestehen, ist der strukturierte XML-Teil der rechtlich führende und primär aufbewahrungspflichtige Teil.¹⁸ Die PDF-Ansicht muss nur dann zusätzlich archiviert werden, wenn sie steuerlich relevante Informationen enthält, die im XML-Teil fehlen, wie zum Beispiel handschriftliche Buchungsvermerke oder Anlagen.¹⁸

• Inhaltliche statt bildlicher Übereinstimmung: Bei empfangenen E-Rechnungen ist nicht mehr eine pixelgenaue bildliche Kopie des Originals erforderlich. Es genügt, wenn die archivierte Version inhaltlich vollständig und korrekt ist.¹⁸ Dies erleichtert die Verarbeitung und Archivierung, da der Fokus auf den reinen Dateninhalt gelegt wird.

Diese Entwicklungen erzwingen einen Paradigmenwechsel. Insellösungen – wie die Fakturierung in Word, die Buchhaltung in einem separaten System und die Archivierung auf einem Dateiserver – sind nicht mehr zukunftsfähig. Die Finanzverwaltung strebt eine durchgängige, automatisierte Analyse von strukturierten Daten an. Dies treibt Unternehmen unweigerlich in Richtung integrierter Systemlandschaften, in denen Daten nahtlos über Schnittstellen (APIs) fließen – vom Warenwirtschaftssystem über die Fakturierung bis in die Buchhaltung und das revisionssichere Archiv. Die GoBD wirken hier als entscheidender Beschleuniger für die End-to-End-Prozessautomatisierung. Als CEO sollten Sie dies als Chance begreifen, die Effizienz im Finanzbereich fundamental zu steigern.

Tabelle 2: Wichtige GoBD-Änderungen und ihre strategischen Auswirkungen

Änderung (seit wann gültig)	Was bedeutet das technisch/operativ?	Strategische Implikation für die Geschäftsführung
”Datenüberlassung” statt “Datenträgerüberlassung” (01.04.2024)	Datenexport für Betriebsprüfungen erfolgt über sichere Cloud-Plattformen statt physischer Medien.	Überprüfung der Cloud-Strategie und der Verträge mit IT-Dienstleistern. Sicherstellen, dass Systeme die geforderten Exportformate unterstützen.
Wegfall der Antragspflicht für Buchführung im EU-Ausland (01.04.2024)	Vereinfachte Nutzung von Cloud-Anbietern mit Rechenzentren in der EU.	Erhöhte Flexibilität bei der Wahl von Software-as-a-Service (SaaS)-Lösungen. Due-Diligence-Prüfung des Anbieters hinsichtlich Datenzugriff für deutsche Behörden bleibt essenziell.
Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen (01.01.2025)	Implementierung von Prozessen und Systemen zur Verarbeitung strukturierter Formate (XRechnung, ZUGFeRD).	Strategische Entscheidung über die Einführung eines digitalen Rechnungseingangsmanagements. Anpassung der IT-Infrastruktur und der internen Prozesse ist unumgänglich.
Archivierungspflicht für strukturierte Daten (XML) (ab 2025)	Der XML-Teil einer E-Rechnung muss revisionssicher archiviert werden. Die reine PDF-Ablage ist nicht mehr ausreichend.	Investition in ein Dokumentenmanagement- oder Archivsystem, das strukturierte Daten verarbeiten und speichern kann.

Kapitel 3: Die GoBD in der KMU-Praxis – Erleichterungen und Fallstricke

Während die Grundprinzipien der GoBD für alle Unternehmen gelten, gibt es in der praktischen Umsetzung Nuancen, die insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) relevant sind. Es ist entscheidend, die vermeintlichen Erleichterungen korrekt zu interpretieren und die typischen Fallstricke zu vermeiden.

Der Mythos der “Erleichterung” für Kleinstunternehmer

In den GoBD findet sich eine Klausel, die oft missverstanden wird. Für Kleinstunternehmen, deren Umsatz im vorangegangenen Jahr die Grenze des § 19 Abs. 1 UStG (aktuell 22.000 EUR) nicht überschritten hat und die ihren Gewinn mittels Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermitteln, ist die Erfüllung der Anforderungen „auch mit Blick auf die Unternehmensgröße zu bewerten”.²

Dies ist jedoch keine Befreiung von den GoBD-Grundsätzen.¹⁹ Es bedeutet, dass der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit gilt. Die Kernprinzipien wie Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit und Vollständigkeit müssen uneingeschränkt eingehalten werden. Die Art und der Umfang der technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Umsetzung können jedoch an die Größe und Komplexität des Unternehmens angepasst werden.

Ein praktisches Beispiel: Ein freiberuflicher Berater mit 50 Eingangs- und Ausgangsrechnungen pro Jahr benötigt kein voll integriertes Enterprise-Content-Management-System. Eine GoBD-konforme Buchhaltungssoftware mit integrierter, revisionssicherer Belegarchivierung in der Cloud kann eine angemessene Lösung sein.²⁰ Auch dieser Freiberufler darf seine Rechnungen jedoch nicht in einer veränderbaren Word-Datei auf seinem lokalen Rechner aufbewahren, da dies direkt gegen das Prinzip der Unveränderbarkeit verstößt.¹⁴ Seine Verfahrensdokumentation kann ebenfalls schlanker ausfallen als die eines mittelständischen Produktionsbetriebs, muss aber dennoch die wesentlichen Prozesse – von der Rechnungserstellung bis zur Archivierung – nachvollziehbar beschreiben.⁸

Typische Fallstricke und Schwachstellen in KMUs

Gerade in KMUs haben sich über Jahre hinweg pragmatische, aber oft nicht GoBD-konforme Prozesse etabliert. Die häufigsten Risikobereiche sind:

• Rechnungsstellung mit Office-Programmen: Das Erstellen von Ausgangsrechnungen in Word oder Excel und das anschließende Speichern als PDF in einem normalen Dateiordner ist der wohl häufigste und gleichzeitig gravierendste Verstoß. Solche Dateien sind nicht revisionssicher, da sie jederzeit unbemerkt geändert, überschrieben oder gelöscht werden können.

  Rechnungen, die in Word oder Excel erstellt und als einfache PDF-Dateien gespeichert werden, sind nicht GoBD-konform, da sie den fundamentalen Grundsatz der Unveränderbarkeit verletzen.²¹

• Fehlende oder mangelhafte Verfahrensdokumentation: Viele KMUs unterschätzen die Bedeutung der Verfahrensdokumentation oder sind sich ihrer Pflicht zur Erstellung nicht bewusst. Eine fehlende, unvollständige oder nicht gelebte Verfahrensdokumentation ist jedoch ein schwerwiegender formeller Mangel. Im Falle einer Betriebsprüfung kann dies allein ausreichen, um die Nachvollziehbarkeit der Buchführung anzuzweifeln und im schlimmsten Fall zu deren Verwerfung zu führen.³

• Unsachgemäße Archivierung: Die Aufbewahrung steuerrelevanter digitaler Dokumente auf USB-Sticks, externen Festplatten oder in ungesicherten, nicht revisionssicheren Cloud-Speichern (wie z.B. einem Standard-Dropbox- oder Google-Drive-Konto) ist nicht GoBD-konform. Diese Speichermedien bieten keinen Schutz vor nachträglicher Veränderung, versehentlichem Löschen oder Datenverlust.¹

• Ignorieren von Vor- und Nebensystemen: Die GoBD beschränken sich nicht auf das Finanzbuchhaltungsprogramm. Sie gelten für alle Systeme, in denen steuerrelevante Daten erfasst, erzeugt oder verarbeitet werden. Dazu gehören typischerweise Warenwirtschafts- und Fakturierungssysteme, elektronische Kassensysteme, Anlagen- und Lohnbuchhaltung, Materialwirtschaft und sogar Zeiterfassungssysteme.¹ Die Daten aus all diesen Vor- und Nebensystemen müssen ebenfalls GoBD-konform aufbewahrt und für den Datenzugriff durch den Prüfer bereitgehalten werden.

Kapitel 4: Der GoBD-konforme Workflow am Beispiel der Eingangsrechnung

Um die abstrakten Prinzipien der GoBD greifbar zu machen, dient der alltägliche Prozess der Eingangsrechnungs-verarbeitung als ideale Blaupause. Der folgende End-to-End-Workflow zeigt, wie die sechs Säulen der Compliance in einem durchgängig digitalen Prozess umgesetzt werden, vom Eintreffen der Rechnung bis zu ihrer revisionssicheren Archivierung.

Kapitel 5: Die Prozess-
dokumentation als Schutzschild

Die Verfahrensdokumentation ist das wohl wichtigste, aber oft am meisten unterschätzte Element der GoBD-Compliance. Sie ist kein optionales „Nice-to-have”, sondern eine zwingende Anforderung und dient bei einer Betriebsprüfung als Ihr zentrales Schutzschild, um die Ordnungsmäßigkeit Ihrer digitalen Prozesse nachzuweisen.

Definition und Zweck

Die Verfahrensdokumentation ist die vollständige und nachvollziehbare Beschreibung aller organisatorischen und technischen Prozesse, die für die Erfassung, Verarbeitung, Aufbewahrung und den Zugriff auf steuerrelevante Daten und Dokumente in Ihrem Unternehmen relevant sind.³ Sie muss so gestaltet sein, dass ein sachverständiger Dritter, wie ein Betriebsprüfer, in der Lage ist, sich in angemessener Zeit einen umfassenden Überblick über Ihre Systeme und Abläufe zu verschaffen.¹⁷ Sie ist die „Landkarte” Ihrer digitalen Buchführung und der entscheidende Beleg dafür, dass Sie die GoBD-Grundsätze nicht nur kennen, sondern auch systematisch umsetzen.

Pflicht zur Erstellung

Jedes Unternehmen, das steuerrelevante Daten digital verarbeitet – was heute praktisch auf jedes Unternehmen zutrifft –, ist zur Erstellung und Pflege einer Verfahrensdokumentation verpflichtet. Ihr Fehlen oder eine wesentliche Unvollständigkeit stellt einen schwerwiegenden formellen Mangel dar, der allein schon ausreichen kann, um die Ordnungsmäßigkeit Ihrer Buchführung anzuzweifeln.³

Die wesentlichen Bestandteile (gem. GoBD Rz. 151 ff.)

Eine vollständige Verfahrensdokumentation besteht typischerweise aus mehreren Teilen, die zusammen ein Gesamtbild ergeben:

Praktische Tipps für eine schlanke KMU-Dokumentation

Die Erstellung einer Verfahrensdokumentation muss keine unüberwindbare Hürde sein, insbesondere für kleinere Unternehmen.

• Verhältnismäßigkeit wahren: Der Umfang und Detaillierungsgrad der Dokumentation hängen von der Komplexität der Geschäftstätigkeit und der IT-Landschaft ab.⁸ Ein Kleinunternehmer mit einer Standard-Buchhaltungssoftware benötigt keine 100-seitige Abhandlung.
• Herstellerdokumentation einbeziehen: Die Handbücher und technischen Beschreibungen der von Ihnen eingesetzten Software (z.B. Buchhaltungsprogramm, DMS) können und sollen als Basis für die technische System- und Anwenderdokumentation genutzt werden.⁸
• Prozesse visualisieren: Anstelle langer Textbeschreibungen können Flussdiagramme oder Checklisten komplexe Abläufe oft verständlicher und übersichtlicher darstellen.
• Muster nutzen, aber individualisieren: Von Verbänden wie der Bundessteuerberaterkammer (BStBK) und dem Deutschen Steuerberaterverband (DStV) bereitgestellte Muster-Verfahrensdokumentationen sind eine hervorragende Starthilfe.²² Es ist jedoch unerlässlich, diese Muster sorgfältig an die tatsächlich gelebten Prozesse in Ihrem Unternehmen anzupassen. Eine ungeprüfte Übernahme einer Mustervorlage ist wertlos und kann bei einer Prüfung sogar negativ ausgelegt werden, wenn sie nicht der Realität entspricht.¹⁴
• Als lebendes Dokument behandeln: Die Verfahrensdokumentation ist keine einmalige Aufgabe. Bei jeder Änderung eines Prozesses, der Einführung eines neuen Systems oder einem Update muss die Dokumentation angepasst werden. Diese Änderungen müssen versioniert und die Historie nachvollziehbar aufbewahrt werden.¹

Kapitel 6: Die Konsequenzen der Nichteinhaltung – Ein Risiko, das Sie nicht eingehen sollten

Die Missachtung der GoBD ist kein Kavaliersdelikt. Während ein isolierter, geringfügiger Verstoß nicht zwangsläufig zu drastischen Maßnahmen führt, können systematische oder schwerwiegende Mängel eine Kaskade von negativen Konsequenzen auslösen, die von erheblichen finanziellen Belastungen bis hin zu strafrechtlichen Ermittlungen reichen. Als Geschäftsführer müssen Sie diese Risiken kennen, um die Dringlichkeit einer GoBD-konformen Organisation zu verstehen.

Von der Beanstandung zur Verwerfung der Buchführung

Ein Verstoß gegen die GoBD, beispielsweise eine fehlende Verfahrensdokumentation oder die Nutzung nicht revisionssicherer Archivierungsmethoden, stellt zunächst einen formellen Mangel in der Buchführung dar.¹ Stellt ein Betriebsprüfer zusätzlich materielle Fehler fest (z.B. unvollständige Einnahmen, fehlerhafte Buchungen), kann er die Beweiskraft Ihrer Buchführung gemäß § 158 AO anzweifeln oder vollständig verwerfen.³ Dies ist der kritischste Punkt, denn er öffnet die Tür für weitreichende Maßnahmen der Finanzverwaltung.

Die finanzielle Gefahr der Hinzuschätzung (§ 162 AO)

Wird die Buchführung als nicht ordnungsgemäß verworfen, verliert sie ihre Gültigkeit als Grundlage für die Besteuerung. Das Finanzamt ist in diesem Fall berechtigt, die Besteuerungsgrundlagen – also Umsatz und Gewinn – zu schätzen.³ Diese Schätzungen sind ein mächtiges Werkzeug der Finanzverwaltung und fallen erfahrungsgemäß selten zugunsten des Unternehmens aus. Sie basieren oft auf Branchenvergleichen oder Sicherheitszuschlägen und können zu erheblichen und oft nur schwer anfechtbaren Steuernachzahlungen führen.¹

Weitere finanzielle Konsequenzen

Die finanziellen Folgen beschränken sich nicht nur auf die eigentliche Steuernachzahlung:

• Nachzahlungszinsen: Auf die nachgeforderte Steuerschuld werden für den gesamten Zeitraum Zinsen in nicht unerheblicher Höhe fällig.¹
• Verlust des Vorsteuerabzugs: Sind Eingangsrechnungen oder deren Verarbeitung nicht GoBD-konform dokumentiert und nachweisbar, kann das Finanzamt den Abzug der darin enthaltenen Vorsteuer verweigern, was die finanzielle Belastung weiter erhöht.²³

Strafrechtliche Risiken

Bei schwerwiegenden, systematischen oder vorsätzlich begangenen Verstößen gegen die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung kann das Finanzamt den Fall an die zuständige Strafsachen- und Bußgeldstelle abgeben.³ Dies kann Ermittlungsverfahren wegen Steuerordnungswidrigkeiten oder, im schlimmsten Fall, wegen des Verdachts der Steuerhinterziehung nach sich ziehen.³

Die Konsequenzen der Nichteinhaltung führen zu einer kritischen Verschiebung der juristischen Position des Unternehmens. Im Normalfall liegt die Beweislast beim Finanzamt; es muss dem Steuerpflichtigen einen Fehler nachweisen. Bei einer formell nicht ordnungsgemäßen Buchführung kommt es jedoch zu einer teilweisen Beweislastumkehr. Nun muss nicht mehr das Finanzamt beweisen, dass die erklärten Umsätze zu niedrig waren, sondern der Unternehmer muss nachweisen, dass die Schätzung des Finanzamts überhöht und falsch ist. Ohne eine valide, nachvollziehbare Buchführung als Grundlage ist dieser Gegenbeweis in der Praxis kaum zu führen.

Für Sie als CEO bedeutet dies eine erhebliche Verschärfung des Risikos. Ein scheinbar formaler Mangel wie eine fehlende Verfahrensdokumentation kann die gesamte Verteidigungsposition Ihres Unternehmens im Falle einer Prüfung untergraben. Dies erhöht nicht nur das finanzielle Risiko für das Unternehmen, sondern auch das persönliche Haftungsrisiko der Geschäftsführung. Eine Verletzung der organisatorischen Sorgfaltspflicht zur Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Buchführung kann Ihnen persönlich angelastet werden.⁵ Die Investition in GoBD-Konformität ist somit eine direkte Investition in die rechtliche Absicherung und die „Verteidigungsfähigkeit“ des Unternehmens und seiner Leitung.

Kapitel 7: Strategische Umsetzung – Wie Sie die GoBD als Motor für die Digitalisierung nutzen

Die Auseinandersetzung mit den GoBD sollte nicht als lästige Pflicht oder als rein defensive Maßnahme zur Risikovermeidung betrachtet werden. Vielmehr bieten die Grundsätze einen klaren Fahrplan für die Modernisierung und Digitalisierung Ihrer Finanz- und Verwaltungsprozesse. Ein strategischer Ansatz verwandelt die regulatorische Notwendigkeit in einen nachhaltigen Wettbewerbsvorteil.⁴

Paradigmenwechsel: Von der Last zur Chance

Die GoBD zwingen Unternehmen, ihre Prozesse zu durchleuchten, zu dokumentieren und zu standardisieren. Dieser anfängliche Aufwand führt mittelfristig zu transparenteren, schlankeren und effizienteren Abläufen. Betrachten Sie die GoBD als einen externen Impuls, der Ihnen hilft, veraltete, papierbasierte und fehleranfällige Prozesse zu identifizieren und durch moderne, digitale und automatisierte Workflows zu ersetzen.

Ein strategischer 3-Schritte-Plan für die Geschäftsführung

Die erfolgreiche Implementierung der GoBD ist ein Projekt, das von der Geschäftsführung initiiert und getragen werden muss.

1. Schritt 1: Bestandsaufnahme & Risikoanalyse Initiieren Sie eine umfassende Analyse des Status quo. Die zentralen Fragen sind:

   • Welche IT-Systeme sind in unserem Unternehmen im Einsatz, die steuerrelevante Daten erzeugen, verarbeiten oder speichern (ERP, FiBu, Warenwirtschaft, Kasse, Lohn, etc.)?
   • Wie sehen die aktuellen Prozesse aus (z.B. Rechnungseingang, Belegfreigabe, Archivierung)?
   • Wo werden Daten gespeichert (lokale Server, Cloud, externe Festplatten)?
   • Wo liegen die größten Compliance-Risiken? Identifizieren Sie manuelle Prozessschritte, unstrukturierte Datenablagen und potenzielle Verstöße gegen die GoBD-Prinzipien.

2. Schritt 2: Prozessoptimierung & Tool-Auswahl Definieren Sie auf Basis der Analyse GoBD-konforme Soll-Prozesse, wie im Workflow-Beispiel in Kapitel 4 beschrieben. Erst wenn der ideale Prozess feststeht, sollten Sie die passenden technologischen Werkzeuge auswählen.

   • Ein modernes Dokumentenmanagement-System (DMS) ist oft der zentrale Baustein, da es die revisionssichere Archivierung und die Abbildung digitaler Workflows ermöglicht.²⁴
   • Achten Sie bei der Software-Auswahl darauf, dass der Anbieter die GoBD-Konformität unterstützt. Verlassen Sie sich jedoch niemals blind auf Herstellerzertifikate oder Testate. Diese haben gegenüber der Finanzverwaltung keine Bindungswirkung.⁷ Entscheidend ist immer die korrekte Implementierung und der tatsächlich gelebte Prozess in Ihrem Unternehmen, der in der Verfahrensdokumentation abgebildet sein muss.

3. Schritt 3: Implementierung & Change Management Die Einführung neuer Systeme und Prozesse ist ein klassisches Change-Management-Projekt.

   • Mitarbeiter schulen: Kommunizieren Sie die Gründe für die Umstellung und schulen Sie Ihre Mitarbeiter intensiv in den neuen Prozessen und Systemen. Machen Sie die Bedeutung der Compliance und die persönlichen Verantwortlichkeiten klar.²⁵
   • Prozesse verankern: Stellen Sie sicher, dass die in der Verfahrensdokumentation beschriebenen Prozesse auch tatsächlich gelebt werden. Die beste Dokumentation ist wertlos, wenn die Realität anders aussieht.
   • Kontinuierliche Verbesserung: Etablieren Sie einen Prozess zur regelmäßigen Überprüfung und Aktualisierung Ihrer Verfahren und der dazugehörigen Dokumentation.

Die langfristigen strategischen Vorteile der GoBD-Konformität

Die Investition in GoBD-konforme Prozesse zahlt sich weit über die reine Risikominimierung hinaus aus:

• Effizienzsteigerung & Kostensenkung: Die Automatisierung von Routineaufgaben wie der Rechnungserfassung, -prüfung und -freigabe reduziert den manuellen Arbeitsaufwand, beschleunigt die Durchlaufzeiten erheblich und senkt die Prozesskosten.¹²
• Verbesserte Datenqualität & Transparenz: Digitale, standardisierte Prozesse minimieren menschliche Fehler bei der Dateneingabe. Dies führt zu einer höheren Qualität und Verlässlichkeit Ihrer Finanzdaten und schafft eine „Single Source of Truth” für alle steuerrelevanten Informationen.¹²
• Echtzeit-Einblicke & fundierte Entscheidungen: Wenn Rechnungen und Belege tagesaktuell digital erfasst und verarbeitet werden, haben Sie jederzeit einen genauen Überblick über die finanzielle Lage Ihres Unternehmens, insbesondere über offene Verbindlichkeiten. Dies verbessert die Liquiditätsplanung und ermöglicht eine agilere, datengestützte Unternehmenssteuerung.¹²
• Erhöhte Ausfallsicherheit & Unternehmenswert: Klar definierte und dokumentierte Prozesse machen Ihr Unternehmen unabhängiger von dem Wissen einzelner Mitarbeiter. Im Falle von Krankheit oder Personalwechsel können neue Mitarbeiter schneller eingearbeitet werden. Diese prozessuale Robustheit und Transparenz steigert zudem den Wert Ihres Unternehmens, da sie für potenzielle Investoren oder Käufer ein Zeichen für eine professionelle Organisation ist.²⁶
• Rechtssicherheit & Risikominimierung: Der offensichtlichste Vorteil ist die Schaffung von Rechtssicherheit. Eine saubere GoBD-Implementierung minimiert das Risiko von empfindlichen Steuernachzahlungen und persönlicher Haftung und lässt Sie der nächsten Betriebsprüfung gelassen entgegensehen.¹²

Zusammenfassung: Ihre GoBD-Checkliste für die Geschäftsführung

Die Umsetzung der GoBD ist eine Führungsaufgabe mit strategischer Tragweite. Die folgenden Punkte fassen die wichtigsten Handlungsfelder für Sie als CEO zusammen:

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Footnotes

Footnotes

1. GoBD: Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung - Lexware ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹ ↩¹⁰ ↩¹¹ ↩¹² ↩¹³ ↩¹⁴

2. Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form s - Bundesfinanzministerium ↩ ↩²

3. GoBD - Verfahrensdokumentation als besondere Herausforderung - Die KMU-Berater ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷ ↩⁸ ↩⁹

4. GoBD einfach erklärt – Steuerberater Stefan Groß im Interview - Hamburger Software ↩ ↩²

5. GoBD als wesentlicher Bestandteil eines Tax CMS - PwC ↩ ↩²

6. Die GoBD stellen Healthcare- und Pharmaunternehmen vor neue Herausforderungen - PwC ↩

7. GoBD - Leitfaden für KMU [2024 – mit Checkliste] - MENTEL - Steuerberatung und Wirtschaftsberatung ↩ ↩² ↩³

8. VERFAHRENSDOKUMENTATION NACH GOBD FÜR KLEINE UND MITTLERE UNTERNEHMEN HINWEISE FÜR DIE UMSETZUNG IN DER PRAXIS - Rokitta Steuerberatung ↩ ↩² ↩³ ↩⁴

9. GoBD | Stripe ↩

10. Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) - Amtliches AO-Handbuch - Bundesfinanzministerium ↩

11. GoBD im Überblick – alles, was Sie wissen müssen - d.velop ↩ ↩² ↩³

12. Digitale Buchhaltung: Vorteile und Anforderungen. - Adobe ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵

13. GoBD ⇒ Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung - FreeFinance ↩ ↩²

14. Verfahrensdokumentation für Kleinunternehmen – dokutar ↩ ↩² ↩³

15. Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff - Wikipedia ↩

16. Die neuen GoBD gelten seit dem 1. April 2024: Datenüberlassung und neuer Anhang im Fokus - BDO AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft ↩ ↩²

17. E-Rechnung GoBD-konform dokumentieren - Wolters Kluwer ↩ ↩²

18. Wichtige Änderungen bei den GoBD – Was Betriebe jetzt wissen müssen - HWK Flensburg ↩ ↩² ↩³

19. GoBD – Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung - VARIO ↩

20. GoBD: Die Grundsätze für elektronische Buchführung - TeamDrive ↩

21. Was bedeutet GoBD und wer muss GoBD-konform arbeiten? - sevDesk ↩

22. GoBD 2020: Muster-Verfahrensdokumentation zur Belegablage | Steuern | Haufe ↩

23. GoBD – einfach und umfassend erklärt | finway ↩

24. GobD – Grundsätze ordnungsgemäßer digitaler Buchführung - dokutar ↩

25. Alles, was du über GoBD wissen musst - mfr ↩

26. Verfahrensdokumentation nach GoBD: Was Steuerkanzleien jetzt wissen sollten ↩